Ikke bli stresset av e-posten

Mange arbeidstakere blir stresset og bekymret av den stadige flommen av e-post, skriver forskning.no. Men noen tåler flommen av informasjon, spørsmål og bestillinger bedre enn andre, viser en ny britisk studie, der britiske forskerne intervjuet over 2000 arbeidstakere om deres e-postvaner.

Påvirker fritida

E-post kan gjøre balansen mellom arbeid og fritid både bedre og verre. Spesielt fordi vi sjekker e-posten på smarttelefonen når og hvor som helst – fra senga, stranda og skiløypa.

Noen ble mer stresset av e-post enn andre, og opplevde at e-poststrømmen virket negativt inn på fritida deres. Det gikk ut over innsatsen på jobben. En av deltakerne sa det slik:

– Det er vanskelig for meg, jeg får stadig nye e-poster, og hvis jeg ikke er oppdatert, kan jeg miste salgsmuligheter.

Utsatte yrker

Studien viser at voksne briter i gjennomsnitt bruker over en time hver dag på å lese og skrive e-post. E-postpresset er størst i salgs- og markedsføringsbransjen. Men også i mediebransjen og it-sektoren er trykket stort. Og arbeidstakere som oppga at e-post var svært nyttig for dem i jobben, opplevde mest stress. En selger forteller:

– Det toppet seg i fjor da jeg var på ferie. Jeg gikk glipp av flere aktiviteter med familien, fordi jeg sjekket e-post stadig vekk på smarttelefonen min. Min samboer var ikke fornøyd og vi begynte å krangle.

Lag gode rutiner

Men det er ikke den totale mengden e-post som avgjør hvor stresset vi blir eller hvilket yrke vi har. Det handler om hvilke rutiner og vaner vi har.

– Noen har lagt seg til uvaner i håndteringen av e-post som gjør at de blir mer stresset enn de behøver, skriver forsker Richard MacKinnon ved Future Work Centre i en pressemelding.

Sammen med Ciara Kelly ved University of Sheffield Management Scool intervjuet han ansatte i ulike bransjer. Noen måter å behandle e-post på, ga mer stress.

Fjern pushvarsel

Forskerne så en sterk sammenheng mellom varslinger og e-poststress. De som har satt opp et lydsignal eller vibrering når innboksen får påfyll, blir mer stresset av e-post. Nesten halvparten av de som var med i undersøkelsen, hadde slik varsling.

Arbeidstakere som har e-posten oppe på skjermen gjennom hele arbeidsdagen, rapporterer også mer stress enn andre. Hele 62 prosent av de spurte lot e-postvinduet stå synlig på skjermen hele dagen.

Forskerne fant også stor variasjon i stressnivå mellom ulike personlighetstyper. De mener enkelte personlighetstrekk kan beskytte mot arbeidspresset som kommer fra en strøm av nye meldinger i innboksen.

Personligheten avgjør

Forskerne sorterte deltakerne i personlighetstyper basert på deres egne opplysninger. De fant at visse personlighetstrekk både kan beskytte mot og forsterke e-poststress. Deltakerne i undersøkelsen ble spurt om de generelt var fornøyd med seg selv, om de jevnt over lykkes med det de gjør, og om de føler at de har kontroll over livet. De ble også spurt om de ofte har et negativt syn på seg selv og omgivelsene.

De som mente at de har liten mulighet til å påvirke omgivelsene sine, oppga oftere at jobben griper inn i fritiden deres.

Selvbevisste setter grenser

Ansatte som har lav selvtillit, ser ut til å ha mer problemer med at jobben forstyrrer i fritiden. Noen av dem kunne få søvnproblemer av ubehagelige e-poster.

Ansatte med høyere selvfølelse ser ut til å være mindre påvirket av ting som skjer i jobben. De tillater ikke i like stor grad at en ubehagelig e-post ødelegger fritiden deres, forklarer de britiske forskerne. Har du selvtillit og kontroll, kan du lettere sette grenser, skriver forskerne.

Jobb og fritid

Noen liker vekselvirkning mellom jobb og fritid. Det er stor variasjon i hvordan folk foretrekker å jobbe, understreker forskerne. Noen liker å blande yrkesliv og fritid, og synes det er greit å hoppe inn og ut av arbeidsmodus når de må eller vil. De har større mulighet til å organisere arbeidsdagen som det passer dem.

Andre foretrekker at fritid og arbeid ikke griper inn i hverandre, og er mer opptatt av å holde strenge grenser mellom fritid og jobb. Ledere forteller om betydelig mer press som følge av e-poststrømmen enn ansatte uten lederoppgaver. Lederne oppgir likevel sjeldnere enn andre ansatte at dette fører til ubalanse mellom jobb og fritid.

– Det kan skyldes at de i større grad kan påvirke beslutninger og delegere mer, skriver forskerne.

Ledere bør ta hensyn

Forskerne oppfordrer også ledere til å tenke gjennom hvilke rutiner arbeidsplassen bør ha for å svare på e-post. De bør ta hensyn til at alle ansatte ikke nødvendigvis tåler konstant kommunikasjon. De mener også at ledere bør gå foran som et godt eksempel.

– Folk er forskjellige både når det gjelder hva de oppfatter som stress og hvordan og hvor de jobber. Det som fungerer for noen er uaktuelt for andre, skriver forskerne.

(forskning.no)