Dette går fram av en pressemelding fra PBL Medlemsservice. Alle barnehager og skoler er pålagt å ha et internkontrollsystem for å ivareta HMS-arbeidet for barn og ansatte. PBL Mentor HMS er et digitalt verktøy der barnehager og skoler kan registrere, dokumentere og ha oversikt over alt HMS-arbeidet. Systemet har egne HMS-rutinemaler, beredskapskort og sjekklister tilpasset barnehager og skoler, og enkle funksjoner for blant annet risikovurdering, avviksregistrering og tiltaksplaner.
Stadig nye krav til dokumentasjon gjør at utviklerne i PBL Mentor jobber kontinuerlig for å gjøre hverdagen så enkel som mulig for brukerne.
Samle all dokumentasjon
Ett av de områdene som stiller krav til dokumentasjon er tilsyn. Barnehager og skoler er omfattet av flere regelverk som det skal føres tilsyn med. Eksempler på slike tilsyn er:
Arbeidstilsynet
Branntilsynet
Miljørettet helsevern
Mattilsynet
Økonomisk tilsyn
Ole Reidar Sollund. (Foto: PBL)
Det har blant annet resultert i en helt ny og unik funksjon i det digitale HMS-systemet som skal gjøre tilsynet enklere, både for barnehager, skoler og ikke minst tilsynsmyndigheten.
– I den nye funksjonen får brukerne mulighet til å samle all dokumentasjon som tilsynsmyndigheten etterspør på et eget område i den digitale løsningen. Her kan tilsynsmyndigheten enkelt få tilgang for å gå gjennom og kontrollere det som ligger der. Det betyr at man nå slipper å sende dokumenter i post eller på e-post. Alt kan samles på en felles plattform for både brukerne og tilsynsmyndigheten, forklarer direktør Ole Reidar Sollund i PBL Medlemsservice.
Ønsket av kundene
Utviklingen av den nye funksjonen er etter ønske fra kundene om å få et system som gjør det enklere å ha all dokumentasjon tilgjengelig ved varsel om tilsyn. Sollund kjenner ikke til noen andre digitale HMS-system som har en lignende funksjon.
– Vi er opptatt av å lytte til brukerne våre og er veldig fornøyde med å lansere nettopp denne funksjonen. Vi håper de som benytter HMS-systemet vil ha stor nytte av muligheten for å registrere tilsyn, og at oppfølging av tiltak blir mindre tidkrevende og enklere for ledere og ansatte, sier Sollund.
Avvik rett i systemet
Skulle tilsynsbesøket medføre avvik, kan kundene enkelt opprette avviket i systemet og fortløpende dokumentere tiltakene som blir utført for å lukke avvikene. På denne måten får tilsynsmyndigheten fortløpende dokumentasjon på arbeidet som gjøres for å forbedre HMS-arbeidet i barnehage og skole, heter det i pressemeldingen.
