Slik lykkes du med videomøter

Videomøter har blitt et vanlig arbeidsverktøy under pandemien og kommer sikkert til å fortsette å være det også etter krisen. Men for å lykkes, kreves det litt forberedelser og trening.

Publisert

Videomøter har blitt en stadig vanligere samtaleform på våre arbeidsplasser under koronakrisen, skriver det svenske nettstedet prevent.se. Ifølge Christoffer Persson, medgründer til møteplassen Svenska Nomader, taler det meste for at videomøter er kommet for å bli også etter at epidemien er over.

Et pluss for miljøet

– Formatet og rutinene har satt seg i ryggmargen hos mange som har jobbet hjemmefra i lengre tid. Stadig flere bedrifter har sett nytteverdien i å tillate distansearbeid, og dermed dukker også behovet opp for flere videomøter. Ut fra et miljøperspektiv er jo dessuten videokonferanser å foretrekke framfor lange reiser tvers over jordkloden, sier han.

Ikke alle applauderer

Men ikke alle er like begeistret over denne utviklingen. Mange kjenner på og uttrykker en uro i forbindelse med videomøter. Alt nytt er skremmende, og er du ikke vant til verken videokonferanser som format og teknikken som trengs for å gjennomføre gode videosamtaler, kan det skapa en viss bekymring, konstaterer Christoffer Persson.

Øv med venner og familie

– Spesielt fordi det i visse sammenhenger blir ekstra utfordrende når du blir mest opptatt av datatrøbbelet, for eksempel når du prøver å selge inn noe noen eller når du anbefaler distansearbeid og teknikken svikter. De som føler seg utrygge, kan øve på møter med venner og familie. Det gjelder å teste nye verktøy slik at du føler deg bekvem med formatet.

Møteleder ikke nødvendig

– Det er ikke noe must å utpeke en møteleder, ifølge Persson, men som i vanlige møter er det en fordel at noen tar kontroll og lar alle komme til orde.

– I et distansemøte er det vanskeligere å lese kroppsspråk, for eksempel om noen i møtet prøver å ta ordet. I mindre team som er vant til å samhandle med hverandre, vil samtalen flyte mer naturlig og behovet for en møteleder er ikke like stort som i større møter med deltakere som ikke er vant til å møtes på denne måten. Da kan det være et poeng å utpeke en møteleder.

Bruk hodetelefoner

Når det gjelder teknikken, vil Christoffer Persson slå et slag for hodetelefoner, ettersom det reduserer risikoen for at mikrofonen din fanger opp de andre deltakernes tale.

– Slå av lyden på mikrofonen din når du ikke snakker. Avlast båndbredden ved å stenge av videobildet når det er mange inne i samtalen. Og test utstyret ditt minst fem minutter før møtet, sier han.

Å ta et videomøte når du er på farten, vil Christoffer Persson derimot fraråde.

– Visst kan friheten og fleksibiliteten friste noen til å ta et møte samtidig som du skal hente barn i barnehagen, men i de fleste tilfeller er ikke dette optimalt. Det er distraherende for de andre deltakerne når en eller flere i møterommet er på vei ett eller annet sted, sier han.

(prevent.se)