Hybridkontoret - den nye normalen?

Etter hvert som vaksineringen fortsetter, begynner flere og flere selskaper å planlegge nøye for retur til kontorene etter sommeren. Men at det blir akkurat som før pandemien, er det nok få som tror, skriver prevent.se.

– Det siste året har mange fått smaken på å jobbe eksternt, og arbeidsgivere har sett at det faktisk fungerer. Så jeg tror vi vil se mange hybridkontorer i fremtiden, sier Emelie Fågelstedt, digital strateg og grunnlegger av det svenske Nomads-nettverket.

Hybridkontoret handler ikke om verken-eller, snarere om både-og. Det er behovet som til enhver tid styrer hvor kontoret er. Noen ganger er det best å sitte hjemme, noen ganger på kontoret, og andre dager er kanskje en kafé eller et kontorfellesskap det beste stedet å jobbe. Grensen mellom fysisk og digital tilstedeværelse er uskarp, og fordelene spenner fra økt frihet og mindre pendling til lavere husleie og mer fornøyde ansatte.

To dager i uka er ideelt

I en studie utført av Tele2 og SIFO i 2020 svarer seks av ti at de vil jobbe mer eksternt enn de gjorde før pandemien - når restriksjonene oppheves. Omtrent to dager i uka er ideelt. Fågelstedt er enig og mener at mange selskaper vil ha som standard at ansatte skal være på arbeidsstedet to til tre dager i uka, og at resten vil være valgfritt.

– Jeg tror også at vi vil se flere selskaper leie seg inn på felleskontorer, både i og utenfor byen, slik at de ansatte kan komme seg til et sted utenfor hjemmet uten å måtte reise helt til kontoret.

Fleksibilitet en konkurransefaktor

For fleksibilitet er en konkurransefaktor for arbeidsgivere. Å kunne velge hvor du vil sitte, er viktig for mange når de leter etter jobb.

- Å kunne tilby en form for fleksibilitet, vil være et krav for å fortsette å være en attraktiv arbeidsgiver. Det betyr også at du kan rekruttere ansatte fra hele landet, ja, hele verden, sier Emelie Fågelstedt.

Løs teknologien og lagånden

Men til tross for alle fordelene er det også noen utfordringer for hybridkontoret. I tillegg til å skape funksjonelle tekniske løsninger, er det viktig å bringe teamarbeid og bedriftskultur sammen når noen ansatte er på stedet og andre ikke.

– På en måte blir det enda vanskeligere med hybridkontorer enn når alle jobber eksternt. Siden veldig uformell kommunikasjon foregår i korridoren eller ved kaffemaskinen, er det lett for de som sitter andre steder å bli ekskludert. Derfor er det viktig å skape en kultur der alt som blir sagt og gjort er dokumentert, sier Fågelstedt.

– Det må være en rutine for dette. Ingen beslutninger kan tas uten å være dokumentert. Alle skal kunne delta i dem, uansett hvor du sitter og jobber. Det er også en fordel for de som er på plass fysisk å kunne gå inn og følge alle beslutninger, prosesser og prosjekter.

Endrer lederrollen

Lederrollen endres også i takt med den nye måten å jobbe på. Man må tørre å gi slipp på detaljstyringen.

– Lederen blir mer en moderator som får gruppen til å jobbe sammen fremfor å være en som styrer alt. Det er viktig å være ekstra lyttende når ikke alle blir sett fysisk hver dag, men husk også at det er ekstremt individbasert - noen lengter tilbake til kontoret, andre vil bare være der en gang i uka. Begge valg må aksepteres like mye, sier Emelie Fågelstedt.

Sist, men ikke minst, det sosiale må løses hvis hybridkontoret skal fungere. Mange har vitnet om at de savner sine medarbeidere under pandemien.

– Dette er den største utfordringen. Men det finnes løsninger - alt fra å ha digitalt etterarbeid, fredagskaffe og lunsjer, til å ha ulike fellestiltak, som skrittkonkurranser eller å invitere eksterne forelesere. Det viktige er å huske hvor viktig det sosiale aspektet er og ikke glemme de som jobber eksternt.

(prevent.se)