– Vi har kombinert informasjon med humor og sosiale tiltak. Vi ville skape nysgjerrighet og spenning rundt dette med IA-arbeid og arbeidsmiljø, og da slo det oss at vi trengte en rød tråd, forteller Kullerud.
Inger-Marie Kullerud forteller med smittende entusiasme om arbeidet som har gitt lavt sykefravær og økt trivsel ved Sagenehjemmet i Oslo. Sykehjemmet ved Akerselva eies av Sagene menighet, har 140 ansatte og 70 beboere. For et par år siden var sykefraværet hele 10,1 prosent.
Sykefravær på 6,5 prosent
Det er høyt sett i forhold til det gjennomsnittlige sykefraværet i Norge, som de siste årene har lagt rundt 7 prosent. Men når sykefraværet i Norge har fortsatt oppover, så har det gått ytterligere ned ved Sagenehjemmet.
I andre kvartal i år var sykefraværet nede i 6,5 prosent. Det er langt under gjennomsnittet i helse og sosialsektoren, hvor sykefraværet nå er på 9,6 prosent i landet som helhet og 13 prosent i Oslo kommune.
- Det siste året har vi heller ikke behøvd å utlyse en eneste ledig stilling. De ansatte trives og blir værende her. Vi har fokusert på holdninger og arbeidsglede. Jeg ville at alle ansatte skulle komme ut av skapet og ta ansvar, sier hun.
En rød tråd
Sagenehjemmet ble IA-bedrift i 2006. Det i seg selv betydde ikke så mye verken for turnover eller sykefravær.
– Arbeidsmiljø er så mye ord. Vernerunder, medarbeidersamtaler og andre tiltak kan virke kjedelig. Vi syntes at det var viktig å få en ny giv rundt arbeidsmiljøarbeidet. Derfor spurte vi oss selv: Hvordan kan vi gjøre dette på en annen måte? Hvordan skal vi skape en positiv drive?
Inger-Marie Kullerud hadde ikke store ressurser å bruke på arbeidsmiljøet. Selv om de eies av en privat stiftelse, i regi av Sagene menighet, så sliter de med de samme rammevilkårene som alle andre sykehjem. Derfor måtte de tenke kreativt for å skape et friskere og bedre arbeidsmiljø.
Kullerud valgte å bruke en rød tråd for å gjennomføre arbeidet. Og som sagt så gjort. En rød tråd ble det. Inger-Marie Kullerud festet en liten rød garnstump til Lønnsnytt; internavisen som kommer ut en gang i måneden sammen med lønnsslippen.
Og her, mellom informasjon om nyansettelser, 50-års gratulasjoner, innebandy-trening og annet smånytt, står det: En rød tråd! Hva den røde tråden betyr kan du jo gjette på og sende svaret på mail. Mer info følger, men sett av fredag 10. oktober. Hele dagen og hele kvelden. Og dermed var nysgjerrigheten skapt.
Klar for avspark
De ansatte ved Sagenehjemmet pleier å bruke kjøkkeninngangen når de kommer på jobb. Stor var overraskelsen en morgen da døren var stengt. På håndtaket var det festet en rød tråd. De hadde ikke annet valg enn å følge tråden rundt hele huset til hovedinngangen. Der ble de møtt av hornmusikk, flagg og røde ballonger.
Velkommen på jobb! sto det med store bokstaver på et banner over inngangen. Innenfor ventet solbærtoddy og boller, og Inger-Marie og noen medarbeidere delte ut klemmer og et kort hvor det sto: Takk for at akkurat du kommer på jobb i dag. Let etter rød tråd i uke 40.
– Det ble veldig vellykket og det viser at det er ikke så mye som skal til, konstaterer hun. Og for å gjøre en lang historie kort: Slik fortsatte det! Målet var å skape nysgjerrighet, interesse og ny giv i arbeidsmiljøet. Ingen visste akkurat hva som skulle skje, men alle visste at noe var på gang og at dette var viktig.
Fest og alvor
Den røde tråden fortsatte. Seks uker etter at de ansatte første gang fikk ulltråden festet til Lønnsnytt, var det tid for selve aksjonsuken. Den startet med røde sjokoladehjerter og invitasjon til temauken og påfølgende personalfest. Frem til da hadde alt handlet om å bygge opp positive forventninger. Nå startet alvoret.
Først skulle de få opplæring i IA og arbeidsmiljø, og så skulle de ansvarliggjøres. For å skape et godt arbeidsmiljø er det avgjørende at alle deltar, mener Inger-Marie Kullerud.
– Hovedfokuset i arbeidsmiljøet handler om møtet mellom mennesker. Der ligger både problemet og løsningen. Vi må tørre å se på hvordan vi har det, og hvorfor vi eventuelt ikke har det så bra sammen. Det synes mange er skummelt og derfor tør de ikke å ta tak i det. Da hjelper det heller ikke med handlingsplaner eller omorganiseringer. Vi må våge å ta tak i roten til problemene, sier hun.
Det var undervisning og program hele uken. Programmet var sammensatt av informasjon, humor og ulike aktiviteter – men kanskje først og fremst det å skape bevissthet rundt hver enkelts ansvar for arbeidsmiljøet. Alle deltok i gruppearbeid der spørsmålet var: Hvorfor vil jeg være på jobb? Hvordan kan jeg påvirke? Hva gjør jeg, kollegaer, leder og omgivelsene som er bra og som ikke er bra?
– Vi fikk veldig mye opp på bordet. Det ble starten på en prosess som fortsatt pågår. Men samtidig fikk vi også frem at det var mye å glede seg over.
Sagenehjemmet startet ikke helt på null. Riktig nok hadde de et høyt sykefravær, men de kom også på førsteplass i Pårørendeundersøkelsen for sykehjem i Oslo kommune i 2007. Det er en undersøkelse hvor de pårørende til beboerne får sette sin skår på sykehjemmene.
– For meg handler arbeidsmiljø i stor grad om å skape et godt hjem for beboerne. Mitt mål er at beboerne skal få det best mulig ved at de ansatte kan møte dem på en god måte. Da må de
ansatte føle at dette er et godt sted å jobbe og at de har det bra sammen, sier Kullerud.
1-2-3 prosjektet
Et viktig steg videre i prosessen var at de ble med i 321-prosjektet. Dette er et prosjekt i regi av Arbeidstilsynet, partene i arbeidslivet og NAV. Målet er å senke sykefraværet og øke avgangsalderen i visse sektorer, deriblant sykehjem.
Det startet med en null-punktundersøkelse i regi av Stami (Statens arbeidsmiljøinstitutt). Undersøkelsen skulle hjelpe dem til å finne ut hva som var utfordringene og dermed hvordan arbeidet skulle prioriteres fremover.
Resultatene kunne oppsummeres i tre stikkord fra de ansatte: Se oss, la oss bruke ressursene våre og ha større fokus på lederskap.
– Det kom ikke som noen overraskelse. Spørsmålet var hvorfor vi ikke fikk det til. Derfor måtte vi se på hvilke verktøy vi brukte. Det var først og fremst medarbeidersamtaler. Mange var ikke fornøyd med disse. Både ledere og ansatte opplevde vel at de var null verdt.
De tre stikkordene kommer vel neppe heller som en overraskelse for folk som har gjennomført arbeidsmiljøundersøkelser selv. På den ene siden forteller de hva de ansatte mener er problemet. På den annen side forteller de ingenting om hva de ansatte selv kan gjøre for å bedre situasjonen. Det blir en inndeling av ledere på den ene siden og medarbeidere
på den andre, og der ansvaret for arbeidsmiljøet i all hovedsak legges på ledelsen. Det var dette Inger-Marie Kullerud ønsket å gripe fatt i. Hennes filosofi er at hvis arbeidsmiljøet skal bli bedre må alle se på det som et felles ansvar.
Medarbeiderskap
– Det var da vi kom over begrepet medarbeiderskap, forteller hun. Dermed knyttet de til seg Johan Velten, som blant annet har skrevet håndboken ”Utvikling av medarbeiderskap”. I boken forklarer han at medarbeiderskap handler om å utvikle arbeidsplassen sammen. At ledere og medarbeidere må ta et felles ansvar for å skape en god og effektiv arbeidsplass, og at både bedriftens, lederens og medarbeidernes behov skal tas hensyn til. Sunn fornuft satt i system, vil kanskje mange si. Men i praksis er det ikke alltid like enkelt. Det kan handle om dyptgripende kultur, holdninger eller konflikter som har satt seg over lang tid.
På Sagenehjemmet startet de et pilotprosjekt. Det ble dannet tre grupper, som besto av ansatte. En gruppe ville se på arbeidsoppgavene ved sykehjemmet. En annen gruppe hvordan de samarbeidet på tvers av avdelingene.
Den tredje gruppen var den det knyttet seg mest spenning til. På den avdelingen hadde de det nemlig ikke særlig bra sammen. Miljøet hadde rett og slett surnet. Det var ikke det beste utgangspunktet for å senke sykefravær og turnover. Slike problemer er ikke enkle å gripe fatt i. Det kan raskt bli et spørsmål om hvem som har feil og skyld, og det bygges forsvarsverk heller enn dialog.
– Vi var nødt til å bedre kommunikasjonen, så vi bestemte oss for å fokusere på det positive. I stedet for å diskutere problemene, valgte vi å trekke frem det positive. Alle ansatte på avdelingen fikk i oppgave å vurdere alle kollegene. De skulle gi tilbakemelding til hverandre på følgende oppgave: Hvilke fem områder er du god på, og hva er ditt forbedringsområde, forteller Kullerud.
Dermed fikk de mye positiv tilbakemelding fra kollegene, samtidig som de også fikk en konstruktiv tilbakemelding på hva de kunne bli flinkere til.
– De positive tilbakemeldingene ble ikke bare gitt for å være hyggelig mot hverandre, forklarer Kullerud.
– Det som gir arbeidsglede er å gjøre det du er god på. Det er det jeg vil at de skal gjøre mer av.
Økt trivsel
To av dem som jobber ved den tidligere ”problemavdelingen” er hjelpepleierne Britt Jansen og Siw-Tone Pedersen. Hvordan opplevde de å gi og få tilbakemeldinger fra kollegene?
– Jeg syntes først at det var litt skummelt, men det viste seg å bli veldig positivt, forteller Siw-Tone Pedersen.
– Det tok mye tid å tenke gjennom hva jeg synes om alle kollegene. Vi måtte fylle ut seksten skjemaer. Ett skjema for hver kollega, og med tolv spørsmål på hver. Men det var nyttig, sier Britt Jansen.
Begge synes at de tilbakemeldingene de selv fikk fra kollegaene stemte veldig godt. Det gjaldt både de positive tilbakemeldingene og forbedringsområdene. Tilbakemeldingene fikk de i samlet flokk og måtte lese dem høyt.
– Men ingen følte seg uthengt. Det betydde mye at vi fikk fire positive tilbakemeldinger og bare ett forbedringsområde, sier Britt.
– Og fordi vi startet med det positive, så åpnet det for en god dialog, sier Siw-Tone.
Sykefraværet har gått ned på avdelingen.
– Jeg tror det skyldes at vi trives bedre på jobb. Folk vil gjerne være her, sier Britt.
– Vi har blitt flinkere til å se hverandre, og alle vet at hvis de er borte fra jobb så går det ut over andre. Det handler om å ta ansvar, sier Siw-Tone.
I ettertid har de jobbet med en handlingsplan på bakgrunn av undersøkelsen. Den var ferdig før sommeren, og skal iverksettes utover høsten og er ment å brukes hver dag. Hovedfokuset er på holdninger og hvordan kollegaene er imot hverandre.
– Vi står på startlinja, men jeg håper at vi aldri kommer i mål. Det å jobbe med arbeidsmiljø er noe vi hele tiden må fortsette med, sier Siw-Tone Pedersen.
Ser resultater
Sykefraværet ved Sagenehjemmet har som sagt sunket betydelig fra 2007 til nå. Det siste året har de heller ikke hatt behov for å utlyse stillinger. Lavere sykefravær og mindre turnover medfører betydelige innsparinger og mindre slitasje på både ansatte og beboere.
– Det er ofte vanskelig å ta tak i store prosjekter og gjøre det enkelt, men klarer man først å skape engasjement og få med seg de ansatte så skal det ikke så mye til, sier Inger-Marie Kullerud til ledernett.no.
Hold deg oppdatert med vårt gratis nyhetsbrev som blir sendt ut en gang i uken!
