Ugjennomtenkt e-post skaper stress

Ny svensk forsk­ning har kart­lagt e-pos­tens ulem­per som ar­beids­red­skap. Den viser at vår iv­ri­ge bruk av e-post som in­for­ma­sjons­ka­nal, samt kra­vet om ras­ke svar, ska­per stress.

– E-post er et glimren­de kom­mu­ni­ka­sjons­mid­del i da­gens or­ga­ni­sa­sjo­ner, kon­sta­te­rer Eva Sjö­qvist overfor Tidningen Arbetsliv.

Tre typer e-post

Sjö­qvist avla ny­lig dok­tor­grad ved Stock­holms uni­ver­si­tet i te­ma­et e-post. Helt si­den slut­ten av 1990-tal­let har hun kart­lagt hvor­dan vi bru­ker e-post på job­ben. Hun inn­de­ler e-post i tre uli­ke ty­per: nød­ven­dig, unød­ven­dig og ska­de­lig.

– Det er ikke e-pos­ten i seg selv som ska­per pro­ble­mer, men hvor­dan vi an­ven­der den, sier hun.

Forsk­nin­gen hen­nes vi­ser nem­lig at e-post fremkallar stress om den bru­kes til ut­sen­del­se av alt­for mye og usor­tert in­for­ma­sjon.

Les også: Krav om å lese jobbmail hjemme går ut over familielivet

Velg rett kanal

– Vi må bli bed­re på å vel­ge ut hva vi skal sen­de, sier hun. I dag bru­ker vi e-post til alt mu­lig av in­for­ma­sjon, uten å re­flek­te­re på om det virkelig er den bes­te måten å nå ut i or­ga­ni­sa­sjo­nen.

I noen til­fel­ler er in­tra­net­tet bed­re egnet, sam­ti­dig som det for­enk­ler for dem som ikke tren­ger å ta del i opp­lys­nin­ge­ne. En over­fylt inn­boks og sta­dig strøm av inn­kom­men­de e-post stres­ser.

– En an­nen stress­fak­tor er fø­lel­sen av at vi for­ven­tes å sva­re raskt. Det­te gjør at man­ge fak­tisk le­ser sin e-post hjem­me­fra. Det kan for­enk­le der­som vi an­gir om en mel­ding kun er ren in­for­ma­sjon el­ler om vi vil ha svar og når vi vil ha det, sier Sjö­qvist.

Les også: Stadig flere leser jobbrelatert e-post hjemmefra. Slik setter du grenser for hjemmearbeidet

Større rom for feiltolkning

E-post kan også gi opp­hav til mis­for­stå­el­ser, for­di vi ut­tryk­ker oss kort­fat­tet og en­kelt, iblant også slur­ve­te.

– Mot­ta­ke­ren sav­ner de so­sia­le ledetråene som vi får i mø­tet og tol­ker inn be­skje­der i mel­din­gen som kan­skje ikke fin­nes der. Opp­læ­ring og vei­led­ning i bru­ken kan mins­ke de ne­ga­ti­ve ef­fek­te­ne, tror hun.

– Vi får vi­de­re­opp­læ­ring i and­re ar­beids­verk­tøy, men e-post an­ses for å være tri­vi­elt. De fles­te or­ga­ni­sa­sjo­ner har et opp­læ­rings­be­hov og det­te kan gi mind­re stress.

Avhandlingen ”Electronic Mail and its Possible Negative Aspects in Organizational Contexts” kan leses i sin helhet eller i sammendrag, på www.hgo.se/~evas

Kilde: Ogjennomtänkt e-post stresser (Tidningen Arbetsliv)