Du er her

Vi kaster bort arbeidstid på å lete etter papirer

Hver dag går mange arbeidstimer tapt i leting etter dokumenter i norske virksomheter.
Av Jan Tveita
Publisert 31.07.2015 07:00

(Illustrasjonsfoto: Colourbox.com)

15 prosent av norske arbeidstakere rapporter at de bruker i gjennomsnitt mer enn en halv time hver dag for å søke seg fram til dokumenter de trenger for å gjøre jobben sin, viser en landsdekkende undersøkelse.

Digitalisering av arbeidslivet har også gjort at det aldri har blitt produsert så mange dokumenter som nå – og dokumentveksten kommer bare til å øke, heter det i en pressemelding fra VirtualWorks, som står bak undersøkelsen. Digitaliseringen har imidlertid ikke nødvendigvis gjort det enklere og raskere å hente fram et dokument enn i det gamle papirbaserte arkivet.


100 000 leter over en time

Ifølge undersøkelsen bruker nesten en tredjedel (31,8 prosent) av norske arbeidstakere mellom 10 og 30 minutter på å søke etter dokumenter de trenger for å gjøre jobben sin. 11,3 prosent sier de bruker mellom 30 minutter til en time, mens 3,7 prosent oppgir de bruker mer enn en time. Dette betyr at nærmere 400 000 arbeidstakere bruker mer enn en halvtime på å lete etter dokumenter, og nesten 100 000 bruker over en time hver dag.

Det er ikke noen store forskjeller mellom offentlig og privat sektor når det gjelder søketid, men det er noe høyere andel i privat sektor som bruker mellom 30 minutter til en time, og litt flere i offentlig sektor som bruker over en time.


Færre rutiner, bedre søkeløsninger

Det er først og fremst to grunner til at det blitt slik at vi kaster bort tid på å lete etter dokumenter, mener Country Manager Geir Kalleberg i VirtualWorks.

– Vi benytter mange ulike it-systemer for å gjøre jobben vår, samtidig som altfor få kan søke på tvers av disse systemene fra ett system. Dernest blir vi mye mer mobile, og benytter flere enheter for å gjøre jobben, og kan dermed lagre dokumenter på forskjellige steder. Det problemet bøtes ofte på med å etablere rutiner for lagring, uten at det nødvendigvis er tilpasset hvordan arbeidstaker gjør jobben sin, sier Kalleberg. 


Papirmengden vil øke

– Med tanke på at dokumentproduksjonen bare øker, vil norske virksomheter fortsette å tape tid og penger på at medarbeiderne deres bruker lang tid på å lete etter nødvendige dokumenter, og de bør derfor allerede nå tak i dette. Svaret er heller ikke å pålegge medarbeiderne flere rutiner. Det finnes intelligente søkeløsninger i markedet i dag, som muliggjør søk på tvers av plattformer og som vil redusere dokumentletingen betydelig, sier Kalleberg.

(Pressemelding)

Hold deg oppdatert med vårt gratis nyhetsbrev som sendes ut en gang i uka! Abonnér på HMS-magasinet, og få seks utgaver i året!

"