Du er her

Tre dødssynder for e-post

Har du glemt vedlegget til e-posten? Ikke begå denne og to andre dødssynder når du sender e-post på jobben.
Av Redaksjonen
Publisert 12.02.2018 13:15

Det er Forbes som har listet opp tre utilgivelige feil som alle gir deg en alvorlig skrape i lakken dersom du begår dem, skriver Jyllands-Posten på sine nettsider.

Er du av den pedantiske typen på kontoret, behøver du ikke lese videre. Har du derimot glemt noen mottakere av fellesmailen - eller enda verre – sendt den til noen som absolutt ikke skulle lese den, er disse rådene noe for deg.

Forbes har nemlig listet opp tre absolutte forbud når det gjelder kunsten å skrive en ordentlig jobbmail. Siden e-post har blitt en så stor del av vårt arbeidsliv, er det også ett av de stedene der det virkelig kan svare seg å ha kontroll på tingene. 

I takt med at tilgjengeligheten, hastigheten og ikke minst brukervennligheten for å sende digital post har økt, er omhu og presisjon blitt tilsvarende nedprioritert, skriver Forbes.

Der hvor de fleste kolleger og ledere har en viss toleranse for stave- og tastefeil, har Forbes samlet tre mer eller mindre utilgivelige feil som du bør unngå dersom du gjerne vil oppfattes som en kompetent og profesjonell medarbeider. 

De tre dødssyndene

1. Du glemmer vedlegget.

Dette er litt av en klassiker. Til Forbes forteller karrierecoach Rajov Nathan at han i dag er enormt takknemlig for funksjonen i mailprogrammene Outlook og Gmail, som advarer ham om at han er i ferd med å sende en beskjed uten vedlegg når han har skrevet i teksten at han har vedlagt en fil. Den funksjonen eksisterer også i de danske versjonene, men det er ikke alltid at mailprogrammet registrerer det. Derfor er det alltid en god idé å forsikre seg om at filen faktisk er vedlagt før du skriver det i teksten.

Nathan innrømmer nemlig at han i starten av sin karriere hadde en dårlig vane med å skynde seg og skrive Vennligst se vedlegg - uten at det fantes noe vedlegg å se.

Etter denne fadesen fulgte enda en e-post til mottakeren med unnskyldningen: Beklager, her er vedlegget, der Nathan på nytt hadde glemt filen.

– Noen ganger tok det fire e-poster før jeg fikk vedlagt den fordømte filen, forteller han til Forbes.

– Det ser jo absolutt ikke bra ut i mottakerens øyne, konkluderer Nathan, som idiotsikret dataskjermen sin i ettertid med en påklistret papirlapp der det stod: – Har du husket vedlegget?

Rådet er hermed gitt videre.

2. Du fatter deg ikke i korthet.

Neste punkt er mindre teknisk, men minst like irriterende. De fleste mottakere faller rett og slett av når e-postene blir for lange, forklarer karrierecoach Jenny Foss.

Hun understreker hvor viktig det er bare å skrive det aller nødvendigste i e-posten og ikke ett ord mer enn det. 

– Kan du ikke fatte deg i korthet og levere et klart og tydelig budskap, kan det være til enorm irritasjon for en kollega eller leder som ellers både er i stand til å motta og også gjerne vil høre budskapet ditt, forteller Foss. 

Hun tilføyer at du spesielt må spare på ordene når det gjelder e-post der du ber om info eller en tjeneste.

Selv om det kan være nyttig med e-post fram og tilbake, bemerker hun at det er greit å ha i bakhodet at mottakeren kanskje ikke utstår lange e-postmeldinger.

– Som avsender vet du ikke om mottakeren sitter til langt på natt i et desperat forsøk på å komme gjennom lista med ulest e-post, så framfor en lengre korrespondanse skal du i stedet samle tankene dine og forfatte en enkelt og kort mail, hvis du ikke vil virke uprofesjonell eller direkte uforskammet, konkluderer hun.

3. Du staver mottakerens navn feil.

Nei og atter nei. Det går simpelthen ikke an. Navnet med den rette stavemåten er som oftest opplyst i mottakerens signatur fra den foregående e-posten. Det er bare å kikke litt lenger ned på siden før du trykker «Send».

Tar det to sekunder ekstra? Ja, men i det store og hele er de to sekundene virkelig verdt det. Især hvis du ikke vil fremstå som slurvet, distré, dum, arrogant – ja, rett og slett som uprofesjonell.

(Jyllands-Posten)