Uten handlingsplaner blir HMS-møter ofte en frustrerende affære. Du engasjererdeg og håper at nå skal noe skje, og så renner alt ut i sanden med prat og mangel på handling.
En handlingsplan er svært enkel
Adekvat Info AS har laget en svært enkel handlingsplan. Den inneholder rubrikkene HVA, HVEM, NÅR og STATUS. Sett opp et enkelt skjema for handlingsplanen. Her lister du opp tiltakene i én kolonne, og skriver inn hva som skal gjøres, hvem som gjør det, når det skal gjøres og status.
Hva skal gjøres?
Beskriv så konkrete handlinger som mulig. La oss ta et eksempel med forslaget om mer informasjon. Det høres jo greit ut, men er egentlig lite konkret. Hvilken form skal informasjonen ha? Skal det lages en bedriftsavis, en oppslagstavle, rutiner for e-postmeldinger eller lignende, eller ønsker alle hyppigere informasjonsmøter eller møter med de tillitsvalgte? Vi ser altså at forslag om mer informasjon kan brytes ned til en rekke konkrete tiltak, som hver for seg må få sin plass på handlingsplanen.
Hvem skal gjøre det?
Her må du henge bjella på katten. Ofte vil ansvaret havne på arbeidsgivers representant, men en del tiltak kan andre ansatte ta på seg, f.eks. julebordskomité, møteledelse og lignende.
Når skal det gjøres?
Sett opp tidsfrister for hvert enkelt tiltak. Slike frister kan selvfølgelig justeres etter hvert, men da skal det begrunnes. Poenget er at alle skal kjenne til fristene, og spesielt bør verneombudet ha som oppgave å etterspørre et tiltak som ikke er satt i verk eller påbegynt innen fristen.
" Status? Dette feltet kan brukes til å notere ned situasjonen når en handlingsplan gjennomgås, f.eks. hvert kvartal. Her kan utsettelser noteres, eventuelt at et tiltak ikke lenger er aktuelt.
Program for handlingsplan og avvikshåndtering
HMS-verktøy er et lite program som hjelper deg med arkivering, påminning, orden i avvikshåndtering og oppbygning av en årlig handlingsplan. HMS-verktøy er inkludert i Praktisk HMS-arbeid. Du kan laste ned en demoversjon av HMS-verktøy versjon 2.5 og brukerveiledning fra nettstedet www.adekvat.no.
